Реклама

Баннер

Почему сведение ежемесячной финансовой отчетности занимает так много времени?

Печать

Финансовое состояние предприятия можно определить по большому набору показателей, которые отражают наличие финансовых ресурсов, их использование и размещение. Определение состояния финансов предприятия на заданную дату дает возможность менеджерам судить о правильности управления ими финансами  в течение отчетного периода времени. Это становится актуальным в то время, когда неплатежеспособность предприятий становится массовой,  объективная и точная оценка их финансового состояния имеет первостепенное значение в процедуре банкротства.

Источником основной  информации о хозяйственной деятельности предприятия или организации является финансовый отчет, содержащий сведения о финансовой устойчивости предприятия, рентабельности, чистых потоках денежных средств,  о генерации устойчивого дохода.  По его данным можно оценить уровень менеджмента предприятия и деятельность его в области финансов.

Что из себя представляет финансовая отчетность?

Финансовая отчетность является  результатом  сбора и обработки бухгалтерской информации и представляется сводными показателями бухгалтерского учета.  Ее составление предназначается для предоставления обобщенной достоверной  и объективной информации пользователям в удобной и понятной форме.

Основными формами отчетности, построенными  по международным стандартам, являются:

•   Отчет о движении денежных средств;

•   Отчет о прибылях и убытках;

•   Бухгалтерский баланс.

Финансовая отчетность должна обязательно предоставляться акционерам, в государственные органы и налоговые инспекции, а также  в венчурные компании. Периодами формирования финансовой отчетности являются: год, квартал, месяц и по заявке за определенный промежуток времени.

Многие венчурные компании  при совершении инвестиций требуют предоставления ежемесячных финансовых отчетов в определенные сроки. Если финансовые отчеты предоставляются позже установленного срока, то можно с большой уверенностью считать, что дела в предприятии идут не лучшим образом и для венчурной компании могут быть неприятные сюрпризы, связанные с неудачным менеджментом предприятия.

Проблемы при формировании финансовой отчетности

Кроме управленческих проблем, ведущих к увеличению сроков  выдачи финансовой отчетности, существуют технические и технологические проблемы.

К техническим проблемам относятся ошибки при вводе в компьютеры исходной информации с первичных документов. Так в бухгалтерском балансе предприятия значительный объем денежных средств зависит  от объема начисленной и выданной заработной платы работникам предприятия, от движения основных и оборотных фондов и других учетных единиц. Примером может служить автопредприятие  с количеством работников более 1000, где около 600 человек работают водителями  и  250 человек ремонтными рабочими. Они работают на сдельной оплате труда, а остальные работники - на окладе. При начислении зарплаты окладчикам  не существует  проблем с ошибками, но для остальных работников они есть.

Водителям заработная плата начисляется на основании ежедневных путевых листов, данные с которых вводятся на следующий день. Считая, в среднем 10 записей в путевом листе и количество водителей, работающих ежедневно – 300, общее количество вводимых записей – 3000, а количество вводимых знаков 60000, считая в среднем 20 знаков в одной записи. Такое количество знаков ежедневно вводят 2 или 3 оператора, руководство тоже экономит на расходах. В результате напряженной работы операторов и последующего утомления во входные данные вкрадываются ошибки. Кроме того не всегда качественно заполняются данные в путевых листах на диспетчерских пунктах, которые при вводе в компьютеры приходится разбирать как ребусы. В результате путаются табельные номера, количество исполненных рейсов, время въезда-выезда и другие ошибки. Хотя контроль введенной информации в течение месяца выполняется по определенному графику, и многие ошибки своевременно находятся и исправляются, некоторые все-таки обнаруживаются или на этапе начисления зарплаты, или  во время сведения  бухгалтерского баланса.

Аналогичная ситуация возникает при вводе данных  с нарядов ремонтных групп и при начислении им зарплаты.   На складах  формируется  информация о движении материалов кладовщиками, которые вводят ее в промежутках между приемом и выдачей материальных средств. Понятно, что и в этих пунктах создания  исходной информации возникают технические ошибки.

Нестыковки, обнаруженные на этапе формирования бухгалтерского баланса, требует дополнительного времени на поиск и исправления ошибок, дополнительного пересчета и, в конце концов, срок финансовой отчетности сдвигается.

Кроме технических ошибок существуют ошибки и технологические. Они зависят от выбора технических средств обработки информации и той технологии, по которой она обрабатывается.

Во многих средних и малых предприятиях в текущий момент времени для ввода и обработки информации  используется Excel. Для них Excel  является основным средством финансовой отчетности и в автоматизации  управления финансами.

Финансовая отчетность в Excel - больше плюсов или минусов?

Несмотря на значительные достоинства Excel, он обладает и рядом существенных недостатков, значительно осложняющих жизнь его пользователям. Так из-за небольшой ошибки в данных пользователю приходится огромные таблицы перепроверять вручную. Если один пользователь в своем файле выполняет редактирование, то в других файлах портится информация или «слетают» ссылки. Когда несколько пользователей вводят в свои файлы различные данные, впоследствии  эти данные приходится сверять вручную. В том случае, когда нужные данные собираются из нескольких файлов, достоверность их приходится проверять вручную, так как в автоматическом режиме выполнить эту операцию невозможно. Такие данные не всегда удается проверить на правильность расчетов и их достоверность.  Иногда приходится выполнять очень трудоемкие операции,  когда в таблице 15000 строк и необходимо сравнить между собой два разных списка или по нескольким условиям выбрать данные с одного листа на другой. Особую трудоемкость представляет собой проверка правильности заполнения данных в таблицах  и приведения  в  «благопристойный»  вид файлов.

Описанные сложности, возникающие при использовании   Excel, заставляют пользователей заниматься однообразной и скучной работой, большую часть времени связанной с трудоемкими ручными процедурами. Хотя Excel считается достаточно мощной платформой, которая может без сбоев обрабатывать огромные объемы информации при правильном подходе, в сущности, система финансирования   на платформе Excel – это наборы несвязанных файлов, между которыми данные переносятся практически вручную копированием и вставкой.

Все это также влияет на увеличение времени при составлении финансовой отчетности.

Статистика